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8步搞定ERP基礎數據收集
ERP
發布時間︰2017/11/29
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ERP的主要作用就是對企業信息的整合,而信息的載體和表達都要通過數據完成。對項目實施來講,基礎數據的準備工作難度最大。

首先,基礎數據涉及面廣,涵蓋了企業中所有可見信息和不可見信息。物料基本信息,產品結構數據,會計科目,供應商客戶信息,部門、工廠、倉庫、車間信息等等屬于可見信息,這些信息在手工作業中也會用到。不可見信息如單據類型、倉庫性質、計劃參數等,這些信息在手工管理信息時是不會涉及到的,它們會影響到系統計算。

另外,基礎數據準備的工作量大,以上各類信息的記錄數從幾個到幾十萬都有,而每條記錄包含的字段又可多達上百個,兩者的乘積簡直是天文數字,通常造成項目延期的原因有90%來自于基礎數據整理。

數據的正確性是最重要的,基礎數據是許多程序正確運行的基。 縹 霞隻 蛻隻 褪歉菸 餃募瓚 奶崆捌、庫存量、BOM結構等計算得到的,如果其中任何一個數據與實際不符,計劃結果就將沒有任何指導意義。

正是因為基礎數據具有這些特征,從而造成了收集準備工作量大、難組織,一般需要多個部門協調,投入的人力和時間都比較多,見效周期長,因此阻力也是很大的。

為了幫助企業更有效地實施ERP,下面談一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎數據準備。

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第一步︰確定工作範圍

首先根據ERP項目範圍確定哪些數據需要準備,然後確定參與部門和人員配備,進而確定工作計劃,切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做,必須對此項工作的艱難程度有充分的認識。工作計劃中還要注意安排定期的會議,以方便工作人員之間溝通。

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第二步︰建立必要的編碼原則

ERP軟件對數據的管理是通過編碼實現的,編碼可以對數據進行唯一的標識,並且貫穿以後的查詢和應用,建立編碼原則是為了使後面的工作有一個可以遵循的原則,也為龐雜的數據確定了數據庫可以識別的唯一標識方法,所謂磨刀不誤砍柴工,大家切不可急于求成,忽略了這些重要的工作。 

另外,編碼原則的制定屬于企業級標準的建立,應該按照ISO9000的標準制定和管理,尤其對于量大的基礎數據(如物料主文件的編碼)必須由多個部門共同確定方案。

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第三步︰建立公用信息

建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數據會在其他基礎數據中被引用,並且數據量不大,可以利用較少的時間和人力完成。如果整理其他數據的時候發現缺少公用信息再補的話,整體效率和進度會大打折扣。

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第四步︰BOM結構的確定
(根據企業情況可。br />
如果企業應用生產系統、計劃或產品研發模塊,BOM就是必須的基礎數據。這里首先應該明確原料到半成品、半成品到產品的級次關系,這步工作的難點是半成品設定的問題。如果半成品設定層次少或層次不設定,今後的統計分析就不能細化;如果半成品設定多,就會大大增加數據量。

如果遇到下列情況,那麼半成品要設置編碼管理︰對半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對外銷售或用于售後服務,除此以外半成品盡量不用編碼,也不用錄入軟件系統,BOM 每多一層,相應增加BOM數據量的同時還會增加物料信息的數據量,我個人的觀點是盡量少的BOM階次可以使這項工作處于可控狀態。

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第五步︰收集第一手資料
將原來的離散數據從不同部門集中


在這些離散數據中,僅物料基本信息一項,字段就包括生產、采購、銷售、庫存、財務的信息。在這步中,應利用統一格式的表格在各個部門間交叉流轉,讓各部門將與自己相關的數據填入表格,完成後傳遞給下個部門,以此類推,直到完成此步工作。在工作中應注意傳遞的安排,傳遞路徑需提前確定。為了保證工期,可以讓不同部門同時開始,然後交叉傳遞,或者一個部門完成一小部分後就傳遞給下個部門。同時,將每張發出的表格統一編號(唯一),並在部門間交接時作好記錄,這樣不僅可以控制進度,還能避免數據丟失。

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第六步︰數據檢查


(1)完整性檢查︰完整性即記錄數量是否完整。可以請企業中有經驗的人員復查或計算一下總數,將其和歷史數據比較。同時還要檢查字段的完整性,所有的ERP軟件都有必須輸入的字段,如果缺少這些字段就會造成系統的不穩定,如物料的提前期、默認倉庫等。另外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段,對企業今後的業務和統計分析有用的字段也要列入檢查範圍,例如客戶分類和所屬地區等。

(2)正確性檢查︰正確性的範圍很廣,這里不做一一說明,可以由企業自己根據需要制定檢查原則。有些錯誤如會計科目是資產類型的,但是因為人為錯誤輸入成負債類型的,再比如有的物料是采購來的,但是錄入成自制件,這樣的錯誤在系統上線前必須發現並改正。

(3)唯一性檢查︰數據的唯一性應該從兩個角度檢查,常見錯誤有多個實物編成同一個編碼,如果以後錄入系統,成熟的ERP軟件會提示編碼已經存在,並拒絕接受。同時一個實物對應多個編碼的現象也必須杜絕,這種錯誤ERP軟件是發現不了的,必須利用人工查找,否則在上線後會發生多個賬務錯誤。

在改正錯誤的同時,要做好資料版本的控制,這個工作在多部門參與的數據整理工作中尤為重要。曾經有個客戶,多個部門都在同時修改一份相同的資料,修改之後的文檔中只有自己的一部分數據是正確的,其他部門數據還是錯誤的。在錄入數據時,無論以誰的數據為準都是不行的,必須用正確的數據替換錯誤數據後進行合並才行。由此可見,針對每類數據都應該設置負責部門和負責人員,每次修改後由負責人員將文檔的版本更新,同時舊版本數據也要保存。這樣做可將誤

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